لماذا يجب البدء باستخدام الرقمنة في العمل

تعد المشاركة بالمعلومات أو المستندات جزءاً عادياً من إجراءات العمل المختلفة في الشركة. يجب أن يمتلك المدراء أو قادة الفرق المعرفة والفهم حول كيفية عمل الإجراءات من أجل تقييم المشكلات والتوصل إلى تحسينات لزيادة الكفاءة. يُعتبر ذلك مهماً بشكل خاص في أماكن العمل سريعة الخطى مثل المستشفيات ومحلات البيع بالتجزئة والمطاعم وما شابه.

لا تزال بعض الشركات تتطلب إنتاج مستندات مطبوعة عند المشاركة بالملفات أو المعلومات إما عن طريق إعادة الطباعة أو التصوير. على الرغم من عدم وجود خطأ في هذه الإجراء، إلا أن ذلك يعني المزيد من الوقت، والجهد والموارد بالطبع. هذا هو الوقت الذي يحتاج فيه المدراء إلى التدخل وإيجاد طرق لتقصير أو تقليل الإجراءات والتكاليف غير الضرورية.

التحول الرقمي

خلال ذروة جائحة Covid-19، تكيفت الأغلبية العظمى من الناس وتبنت الطريقة الرقمية أو الإفتراضية للدراسة أو العمل أو القيام بالأمور الشخصية وذلك من حيث الفعالية وإمكانية البقاء على إتصال. أصبحت الإلكترونيات وبعض الأجهزة مثل الطابعات, والماسحات الضوئية، والهواتف المحمولة وغيرها مطلوبة ومستخدمة على نطاق واسع. كما أصبحت المشاركة بالملفات والمعلومات على المنصات الرقمية المختلفة أمراً أساسياً عند التعاون مع الزملاء في العمل أو في المدرسة.

على الرغم من أن التحول الرقمي يعني الحصول على الإلكترونيات والأجهزة والإستثمار فيها، إلا أنه ليس هناك شك في أن طريقة العمل هذه تمكننا من الإتصال بشكل أكبر ومن توفير الوقت وزيادة الكفاءة. وعندما ننظر إليها على المدى الطويل، فإن الرقمنة تستطيع أيضاً توفر المال والموارد الأخرى.

1. وصول أفضل

   يؤدي تحويل تلك المستندات المطبوعة إلى ملفات رقمية وتنظيمها في مجلدات إلى تسهيل الوصول إليها متى أو حيثما دعت الحاجة. دعك من حمل الكثير من الملفات عند الذهاب في رحلة أو عمل خارج المكتب واحتفظ بها بأمان على القرص الصلب أو على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

    

2. توفير المساحة

   يستهلك تخزين الملفات المطبوعة مساحة كبيرة مقارنةً بالملفات المحولة رقمياً والتي يمكن حفظها على قرص صلب أو على خدمات التخزين السحابية. يمكنك البدء في توفير تلك الغرفة من الخزانات المليئة بالملفات وتحويلها إلى شيء ذي استخدام أفضل وذلك بمجرد الحصول على ماسح ضوئي إحترافي.

   قد تعتقد أن الحصول على ماسح ضوئي سيتطلب مساحة أخرى لوضعه فيها. ومع ذلك، هناك بالفعل الكثير من الماسحات الضوئية الصغيرة أو حتى المحمولة في السوق مثل مجموعة ADS من Brother التي تستطيع مساعدتك في الرقمنة.

    

3. تعاون أسهل وأسرع

   نظراً لأنه يمكن الوصول إلى الملفات بسهولة في أي وقت وفي أي مكان، يمكنك بسهولة التعاون والمشاركة بالمعلومات أو الملفات مع زملائك دون مغادرة مقعدك. يوفر هذا الأمر الوقت بالتأكيد للقيام بمهام أكثر إنتاجية!

    

4. استرجاع الملفات بشكل أسرع

   يمكن أن يؤدي حفظ ملفاتك في جهاز الكمبيوتر أو محرك الأقراص الثابتة إلى توفير وقتك عند استرجاع المستندات. ومع ذلك، تذكر أنك تحتاج أولاً إلى تنظيمها بشكل جيد قبل الحصول على الفوائد المرجوة.

    

5. حفظ البيئة

   نمكّنك المشاركة بالملفات أو المعلومات عبر الإنترنت من توفير الورق. قد لا يبدو لك هذا أمراً عظيماً، لكنك في الحقيقة تساهم في التقليل من الهدر!

    

6. تقليل التكلفة التشغيلية

   تتيح لك الرقمنة تقليل تكلفة التشغيل في كل مرة تقوم فيها بإعادة إنتاج المستندات وتخزينها.

   

   بدأت بعض الهواتف المحمولة حالياً في إضافة المسح الضوئي إلى ميزاتها. على الرغم من أنها قد تكون أكثر ملاءمة للاستخدام، إلا أن الماسحات الضوئية لا تزال مفضلة من أجل الإستخدام المكتبي أو عندما تحتاج إلى ملفات ممسوحة ضوئياً بشكل إحترافي وعالي الجودة.

تقدم Brother مجموعة من ماسحات المستندات الضوئية المكتبية الإحترافية المصممة لمساعدة الشركات على تبسيط العمليات مع توفير تجربة مسح ضوئي سهلة وموثوقة. تتوفر هذه الماسحات الضوئية بحجم صغير لتوفير المساحة والسماح لك بنقلها بسهولة في أي وقت وفي أي مكان. كما أنها تحتوي على ميزات متطورة مثل المسح الضوئي الدفعي والمسح الضوئي على الوجهين ومعالجة ممتازة للصور لضمان الحصول على مستندات ممسوحة ضوئياً أكثر كفاءة وجودة.

تقدم Brother International Gulf FZE مجموعة واسعة من طابعات الكل في واحد والماسحات الضوئية وآلات الخياطة وطابعات الملصقات. باعتبارها المحور المركزي، فإنها تدير شبكة واسعة من الموزعين المعتمدين في جميع أنحاء الشرق الأوسط والمشرق العربي وأجزاء كبيرة من أفريقيا، بما في ذلك شمال أفريقيا، مما يضمن إمكانية الوصول والتوزيع.