حلول الطباعة للقطاع المالي

في الدنمارك، تحدثنا كثيرًا عن المكتب الخالي من الورق لمدة 20 عامًا، ولكن يبدو أنه لم يتم تطبيقه فعليًا في أي مكان حتى الآن. نحن على وشك تغيير ذلك الآن.

يكون هذا التصريح دقيقًا وواضحًا عندما يصف المحاسب القانوني المعتمد من الدولة رينيه فيرير رويز (René Ferrer Ruiz) مشروع التحول الشامل الذي خضعت له شركة المحاسبة والاستشارات الدنماركية.

الأمر ببساطة هو مسألة رقمنة الأعمال الورقية اليومية في أقرب مرحلة ممكنة من العملية – على مستوى كل موظف على حدة.

يملك جميع الموظفين البالغ عددهم حوالي 50 موظفًا في Kovsted & Skovgård جهاز المسح الضوئي Brother ADS-2800W موجودًا على مكاتبهم، مباشرة بجانب جهاز الكمبيوتر والشاشة.

مثل العديد من الشركات المكتبية الأخرى، كانت Kovsted & Skovgård تمتلك جهازًا مركزيًا كبيرًا واحدًا، والذي تم استبداله الآن بعدة أجهزة مسح ضوئي صغيرة لاسلكية.

“اكتشفنا أنه لم يكن من المنطقي على الإطلاق الاعتماد على جهاز مسح ضوئي مركزي واحد أو طابعة/ناسخة كبيرة مزودة بإمكانيات المسح. ففي كثير من الأحيان كان الموظفون يقفون في طوابير لاستخدامها، وأحيانًا كانوا يتجاوزون الدور لأنهم في عجلة من أمرهم،” كما يوضح رينيه فيرير رويز.

مع تركيب أول جهاز مسح ضوئي Brother ADS-2800W لأربعة موظفين في مكتب آرهوس، أطلقت شركة المحاسبة مشروع الرقمنة في أغسطس 2016. وبحلول نهاية العام، تم تزويد جميع الموظفين الذين يزيد عددهم عن 50 موظفًا بأجهزة المسح الضوئي. ويتم حفظ المستندات في نظام الأرشفة CaseWare، وهو نفس النوع الشائع الاستخدام لدى العديد من المحاسبين في الدنمارك.

“تُعد أجهزة المسح من Brother سهلة الاستخدام، وهي في الواقع أسرع مما كنا نتوقع. وبمجرد أن يعتاد الموظفون على روتين مسح المستندات، والنماذج المكتملة، والرسائل بدلاً من تخزينها في الملفات كما في السابق، يتضح بالفعل وجود وقت يمكن توفيره،” كما يقدّر رينيه فيرير رويز.

شركة Kovsted & Skovgård، التي يُعد رويز أحد شركائها، هي شركة محاسبة متوسطة الحجم. يقع مقرها الرئيسي في آرهوس، ولديها مكاتب في رونده (Rønde) وإيبلتوفت (Ebeltoft).

تقدم شركة Kovsted & Skovgård خدمات المحاسبة والاستشارات المالية لعملائها، الذين يكونون عادةً من الشركات الصغيرة والمتوسطة في شرق ووسط يوتلاند. بالإضافة إلى ذلك، لدى الشركة عملاء في جزر فونين وزيلاند، من بين مناطق أخرى.

في السابق، كانت شركة المحاسبة تستخدم جهاز مسح ضوئي وطابعة مركزية كبيرة، ولكن خلال فترات الذروة كان هناك طوابير وانتظار مستمر. وتنص التشريعات على أن المحاسبين ملزمون بالاحتفاظ بالوثائق لمدة خمس سنوات. وإذا كانت جميع المستندات ورقية، فإنها تتحول إلى أمتار عديدة من الملفات، ولهذا السبب يضطرون إلى استئجار مساحات تخزين خارجية.

“من خلال مسح جميع المستندات التي كنا نحفظها على الورق، يمكننا توفير أطنان من الورق – والأهم من ذلك – الكثير من الوقت غير المنتج. لقد قمنا بحساب أن عملية الرقمنة لدينا يمكن أن توفر فعليًا مئات الساعات من العمل سنويًا،” كما يقول رينيه فيرير رويز.